Благодійність в Україні живе тільки сьогоднішнім днем?

Кількість паперів у житті благодійних фондів та організацій множиться, а в Державному архіві про них інформації катма. Як зберегти згадку про вашу роботу для нащадків – дізнались учасники семінару «Практичні аспекти співпраці благодійників із державним архівом».

Захід організував 17 травня 2012 року Український форум благодійників у рамках програми «НА ВЧИСЬ». Експертами виступили завідувач сектору Центрального державного архіву громадських об’єднань України Наталія Коломієць і провідний спеціаліст цього ж архіву Світлана Харченко.

Упорядковані документи – запорука успішної роботи

Фахівці розповіли, що документи про діяльність благодійних інституцій в Україні нині розпорошені по різних архівних установах. Якщо ж історики чи інші дослідники захочуть описати благодійний рух в Україні періоду Незалежності, то їм по суті не буде на що спиратися. Документів про сучасні БФ і БО до Держархіву майже не надходить. А дещиця запропонованих паперів неправильно оформлена, тож не дозволяє встановити їхньої цінності.

Саме через це Наталія Коломієць і Світлана Харченко тривалий час розповідали і показували, як правильно та ефективно вести діловодство, надто коли в організації немає для цього спеціально навченого фахівця. Типово оформлені і впорядковані папери економлять час співробітників, роблять роботу зручнішою, сприяють іміджу прозорості в організації. "Організація діловодства безпосередньо впливає на якість роботи організації. На неї ми витрачаємо від 20 до 60 % робочого часу», – переконує Світлана Харченко. На підтвердження слів експерта Дар’я Непочатова, менеджер програм Українського форуму благодійників зазначила: "Важливо, коли нові співробітники приходять у команду організації, щоб була інституційна пам’ять, щоб попередня діяльність не йшла разом із людьми".

До архіву справи передаються через 2 роки після їх завершення. Ідеально зберігати їх вертикально у сейфі. Документи швидко знаходяться, якщо вони правильно класифіковані. Формуючи справи, потрібно вміщувати документи відповідно до заголовків (розпорядження з розпорядженнями, накази з наказами), зберігати хронологію. Слід окремо формувати справи з документами з різного терміну зберігання. Адже папери, які стосуються основної діяльності зберігаються постійно, з кадрових питань – 75 років, документи про адміністративно-господарську діяльність – до 5 років.

Під грифом

Якщо благодійна інституція усвідомлює свій внесок у розвиток української благодійності і готова засвідчити це перед сучасними та майбутніми дослідниками, до Державрхіву варто нести лише правильно оформлені документи, які свідчать про цінність роботи БФ чи БО. Існує кілька етапів експертизи цінності документів та підготовки їх до зберігання. Від того, наскільки якісно організація їх пройде, залежить, чи потрапить її документація до Державного архіву і яку згадку про свою благодійну діяльність ми залишимо наступному поколінню.

Організація, яка передає документи до архіву, може самостійно вибирати рівень доступу до них. Це прописується в угоді. Термін дії грифу "для службового користування" також визначається в угоді і переглядається, якщо право власності переходить до держави (наприклад, коли організація ліквідується або помирає власник документа).

Цифра vs папір
Нині в Державному архіві оцифровуються паперові документи про всяк випадок і для зручності пошуку. Подавати справи в цифровому форматі до архіву можна, але тільки паралельно з паперовим. Чи варто розвивати паперові архіви – дискусійне питання.

З одного боку, в Україні діє закон про електронний документообіг, тож зручно було б не сканувати папери, а одразу працювати для сучасності і на майбутнє в цифрі. З іншого боку, цифровий електронний підпис в Україні досі не узаконений і це не дозволяє електронному документообігу завоювати панівну позицію.

Під час семінару представники Міжнародного фонду "Відродження" детально розповіли про електронний архів фонду. Він створений на основі безкоштовної програми. Близько 15 тисяч документів заархівовано впродовж останнього року. Програма зручна тим, що легко можна інтегруватися з архівами інших організацій. Архів цінний тим, що містить не лише рішення про виділення грантів, а й доробок за кожним проектом. Основна перевага електронного архіву – це можливість прив’язати його до поточного документообігу. Тоді не потрібна спеціальна людина, яка займатиметься систематизацією документів в організації, усе автоматизовано.

Водночас працівники Державного архіву сумніваються в надійності суто електронної системи зберігання рішень: кожен може скачати документ і внести зміни. Представники фонду "Відродження" переконують, що внести зміни в заархівовані документи не можливо. Крім того, спроби втручання в електронний архів фіксуються. А ідеально захищених способів зберігання немає: вилучити можна і папери з державних установ, як свідчить сумний досвід.

У Наталії Коломієць і Світлани Харченко є залізний контраргумент: попри розвиток цифрових технологій, користувачів традиційного архіву не поменшало. Для справжнього науковця важливо торкнутися документа, потримати його в руках: електронний архів такої можливості не дасть. А Інтернет – не те джерело, з яким працюватимуть ті, хто писатимуть історію благодійності нашого часу.